Je kan vanuit Kiosk4School een bulkbericht verzenden naar meerdere Smartschool hoofdaccounts en of co-accounts. Dit gebeurt op basis van een Excel bestand dat je zelf samenstelt. Hierdoor kan je een algemeen bericht naar eigen wens personaliseren.
Aan de hand van een concreet voorbeeld lichten we toe hoe dit in zijn werk gaat.
In Kiosk4School onder de module Smartschool klik je door naar Bulkbericht. Hier stel je de basis van het bericht op.
- Titel van het Smartschool bericht
- Inhoud van het Smartschool bericht
- Excel (.xlsx) bestand kiezen
- Aangeven of het Excel bestand wel of geen kolomhoofding bevat
- Unieke waarde selecteren, dit kan het internnummer of de gebruikersnaam van Smartschool zijn
- Aangeven of dit bericht bestemd is voor het hoofdaccount en of co-accounts.
De inhoud van het bericht kan worden opgesteld in de handige editor waar je opmaak, links en afbeeldingen kan invoegen.
Het is belangrijk om goed te begrijpen hoe je te werk gaat met de variabelen in het bericht. Deze worden uiteindelijk omgezet naar de inhoud van het CSV bestand.
Hoe ziet een correct Excel bestand eruit?
De eerste rij is meteen ook de data die gebruikt zal worden als unieke waarde.
De gouden regel is altijd dat de eerste kolom:
- Steeds de gebruikersnaam of het internnummer bevat van het Smartschoolaccount naar wie het bericht verzonden moet worden
- Deze eerste kolom kan niet in de inhoud van het bericht gebruikt worden
Kiosk4School zal standaard de unieke waarde selecteren zoals deze ingesteld staat onder de webservices van Smartschool. Dit mag uiteraard gewijzigd worden, maar dan moet je zeker weten of deze waarde ook correct is opgevuld in Smartschool!
Verder kan je zoveel kolommen gebruiken als je wil.
Kiosk4School voorziet een controle. Maak hier gebruik van!
Wanneer je een bulkbericht verstuurt, wil je dat het correct verloopt. Daarom zit er, na het opladen van het Excel bestand een extra controle in deze module. Zo kan je goed inschatten of de variabelen in het bericht correct gebruikt zijn.
Zodra de titel en het bericht zijn opgevuld, het Excel bestand is geselecteerd en de juiste unieke waarde is geselecteerd, kan je doorgaan door te klikken op Verzenden. Vervolgens zal het Excel bestand worden uitgelezen en zie je welke waarden gevonden zijn en hoe deze omgezet worden door de variabelen.
Door vervolgens op OK te klikken krijg je een bevestigingsvraag die vraagt of dit correct is. Op dit moment kan je kiezen om te bevestigen en zal het bericht verzonden worden, of om het alsnog te annuleren en ze het bericht niet te verzenden.
Zodra je finaal bevestigt, zal het bericht verzonden worden. Dan krijg je een bevestigen op het scherm te zien.
De berichten zijn nu verzonden en staan beschikbaar in de berichten module van Smartschool.